Gizlilik ve kişisel verilerin işlenmesi

Salonun randevu ve mesajlaşma hizmetlerinde ve portal kullanımında kişisel verilerin nasıl kullanıldığına ilişkin aydınlatma metni.

Kim veri sorumlusu, kim veri işleyen?

Salon müşterilerinin verileri: Bir salonla WhatsApp üzerinden yazıştığınızda veya randevu aldığınızda verilerinizin veri sorumlusu ilgili salondur. erpçözüm, randevu ve mesajlaşma yazılımını sağlayan taraf olarak bu verileri salon adına ve salonun talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla işler. Her salonun kendi aydınlatma metni vardır; salonun adı ve iletişim bilgileri için salona WhatsApp’tan yazabilir, salonun aydınlatma sayfasının bağlantısını isteyebilirsiniz.
Portal kullanıcıları ve başvuranlar: Salon Portal’a giriş yapan çalışanların hesap ve güvenlik kayıtları ile salon başvurusu yapanların bilgileri için veri sorumlusu erpçözüm’dür (Ankara, Türkiye).
Başvuru ve iletişim: [email protected] adresine e-posta göndererek bize ulaşabilirsiniz. Salon müşterilerinin verilerine ilişkin KVKK başvuruları ilgili salona yapılır; bize ulaşan başvuruları salona iletiriz.

Hangi veriler işlenir?

Adınız, telefon numaranız (ya da WhatsApp kullanıcı adınız), salona gönderdiğiniz mesajlar ve randevu bilgileriniz (seçilen hizmet, çalışan, tarih, saat ve randevu durumu) işlenebilir. Sesli mesaj gönderirseniz ses yazıya çevrilir, fotoğraf gönderirseniz yapay zekâ fotoğrafı okuyabilir. Hizmetin güvenli işletilmesi için sınırlı işlem ve güvenlik kayıtları da tutulabilir. Lütfen mesajlarınızda sağlık bilgileri, ödeme kartı bilgileri veya hizmet için gerekli olmayan hassas kişisel veriler paylaşmayın.

Amaçlar ve toplama yöntemleri

Veriler, sizin mesajlaşma kanalları üzerinden ilettiğiniz bilgiler ve salon çalışanlarının randevu işlemleri aracılığıyla toplanır. Randevu oluşturmak, değiştirmek veya iptal etmek, hizmetle ilgili iletişim kurmak, taleplerinizi salon çalışanlarına aktarmak ve sistemin güvenliğini sağlamak için kullanılır.

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde yer alan bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve meşru menfaat şartlarına dayanılarak işlenir. Bu şartların bulunmadığı durumlarda açık rızanız alınır.

Yazılım sunulurken, salon ve erpçözüm adına veri işleyen aşağıdaki hizmet sağlayıcılardan (alt veri işleyenler) yararlanılır:

DeepSeek — asıl yapay zekâ sağlayıcısı. Yanıt üretmek ve randevu talebinizi anlamak için mesajınızın içeriği ona gönderilir; mesajda yazdığınız ad, telefon veya randevu bilgileri de bu içerikte yer alabilir.
Anthropic — yedek yapay zekâ sağlayıcısı. Yalnızca asıl sağlayıcı yanıt veremediğinde, o mesaj için devreye girer.
Meta (WhatsApp) — mesajlaşma kanalı. Mesajlarınız WhatsApp üzerinden iletilir.
Cloudflare — ağ ve bağlantı altyapısı, sistem e-postalarının (giriş doğrulaması, davet gibi) gönderimi ve salon panelinde asistana sesle sorulan soruların yazıya çevrilmesi (Workers AI).
Cloudflare R2 — şifrelenmiş yedeklerin saklandığı depolama hizmeti.
Oracle Cloud — yazılımın çalıştığı sunucuların barındırılması.
PayTR — yalnızca salon kapora ödemesini kullanıyorsa ve siz ödemeyi seçerseniz, ödeme işlemi için.

Yurt dışına aktarım: Bu sağlayıcıların sunucuları ve ekipleri Türkiye dışında olabilir. Bu nedenle mesajlarınızın içeriği, randevu bilgileriniz ve sesli mesaj ya da fotoğraflarınız Türkiye dışına aktarılabilir. Aktarım, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen usullere uygun olarak yapılır. Aktarımın hangi sağlayıcılara yapıldığını yukarıdaki listeden görebilirsiniz; ülkeler hakkında ayrıntılı bilgi için bizimle veya salonla iletişime geçebilirsiniz.

Sesli mesajların yazıya çevrilmesi ve fotoğrafların okunması için de bir yapay zekâ hizmet sağlayıcısı kullanılır. İnsan desteği gerektiğinde talebiniz yetkili salon çalışanlarına aktarılır; yapay zekâ asistanı yerine bir çalışanla görüşmek istediğinizi her zaman yazabilirsiniz. Salon çalışanı panelde asistana sesle soru sorarsa ses yalnızca yazıya çevrilir ve saklanmaz; çevrilen yazı da çalışan göndermedikçe kaydedilmez. Salon panelindeki destek asistanı, kullanan çalışanın yetkisi kadar müşteri adlarını, telefon numaralarını ve randevu bilgilerini işleyebilir; salon ayarı ve müşteri notu gibi değişiklikleri yalnız çalışanın onayıyla yapar. Müşterilerin e-posta, not ve sağlık veya alerji bilgileri modele gönderilmez. Bunun için yukarıda sayılan aynı yapay zekâ sağlayıcıları kullanılır. Sohbet geçmişi özelliği açık olan salonlarda çalışanın asistanla yaptığı sohbetler, geçmiş sohbetlerine dönebilmesi için kendisi silene kadar saklanır; bunları yalnız o çalışan görebilir, istediği zaman silebilir ve çalışan salondan ayrıldığında silinir. Aynı salonlarda çalışan isterse asistan, ona söylediği kısa ve kalıcı çalışma tercihlerini (ör. yanıtları kısa tutmak) yalnız o çalışan için hatırlar; telefon numarası, parola, sağlık ve müşteri bilgisi hafızaya yazılmaz, çalışan hafızayı istediği zaman kapatabilir veya silebilir, çalışan salondan ayrıldığında da silinir. Salon çalışanları kendi yapay zekâ hesaplarını (ör. ChatGPT, Claude) salon paneline bağlayabilir; bu bağlantıya yalnız randevu saati, hizmet ve çalışan bilgisi verilir, müşterilerin adı, telefonu, notları ve sağlık bilgileri verilmez.

Yapay zekâ ve diğer özellikler

Salonun hizmetlerini kullandığınızda verilerinize ne olduğunu kısaca anlatıyoruz.

Yapay zekâ asistanı. Mesajlarınızı salonun yapay zekâ asistanı yanıtlar ve ilk mesajında yapay zekâ olduğunu söyler. Asistan hakkınızda bir karar vermez; yalnızca randevu işlemlerinde yardımcı olur. Randevu oluşturma ve iptal gibi işlemler size özetlenir ve onayınızla yapılır.
Yetkiliyle görüşme. İstediğiniz zaman bir salon çalışanıyla görüşmek istediğinizi yazabilirsiniz. Talebiniz yetkili çalışana aktarılır; aktarım sürerken asistan yanıt vermez.
Sesli mesaj. Sesli mesaj gönderirseniz ses yazıya çevrilir; bunun için bir yapay zekâ hizmeti kullanılır. Sesli mesajınıza sesli yanıt verilebilir. Yazılı yanıt isterseniz yazılı yanıt alırsınız.
Fotoğraf. Fotoğraf gönderirseniz yapay zekâ fotoğrafı okuyabilir. Örneğin renk veya model isteğinizi anlamak için kullanılır.
Kimliğinizin eşleştirilmesi. Telefon numaranız veya WhatsApp kullanıcı adınız, sizi salondaki kaydınızla ve önceki randevularınızla eşleştirmek için kullanılır.
Kapora ve PayTR. Salon kapora istiyorsa tutar ve ödeme durumu kaydedilir. Ödemeyi seçerseniz PayTR sayfasına yönlendirilirsiniz; kart bilgilerinizi yalnızca orada girersiniz.
Hizmet değerlendirmesi. Randevudan sonra puan ve isterseniz yorum sorulabilir. Yanıtlamak isteğe bağlıdır.
Bekleme listesi. Bekleme listesine yazılırsanız adınız ve telefon numaranız, istediğiniz saat boşaldığında size haber vermek için kullanılır.
İstatistikler. Salon için hazırlanan istatistikler kişiyi belli etmez. Ad, telefon numarası veya mesaj metni içermez.
Kampanya mesajları. Kampanya ve duyuru mesajları yalnızca onay verirseniz gönderilir. Onay vermek zorunda değilsiniz. “Kampanya istemiyorum” veya “STOP” yazarak istediğiniz zaman durdurabilirsiniz.

Saklama ve silme

Veriler işleme amacı, geçerli yasal yükümlülükler ve gerekli hak arama süreleriyle sınırlı olarak saklanır. Saklama süresi dolan veriler silinmek üzere işaretlenir ve silme işlemi kademeli olarak devreye alınır. Süreler veri türüne göre değişir:

Randevu kayıtları. Son randevudan 3 yıl sonra kayıttaki ad gibi kişiyi belli eden bilgiler silinmek üzere işaretlenir; silme işlemi kademeli olarak devreye alınır. Randevunun tarihi, hizmeti ve tutarı muhasebe ve kayıt düzeni için kalır.
Müşteri kimliği (ad, telefon numarası, WhatsApp kullanıcı adı). Salonla son ilişkinizden (randevu veya yazışma) 3 yıl sonra kimlik bilgileriniz silinmek ve kayıt anonim hâle getirilmek üzere işaretlenir; silme işlemi kademeli olarak devreye alınır.
Hizmet değerlendirmeleri (puan ve yorum). Saklama süresi 2 yıldır; süre dolunca silinmek üzere işaretlenir, silme işlemi kademeli olarak devreye alınır.
Yapay zekâ ile konuşma geçmişi. Asistanın konuşmayı takip edebilmesi için şifreli tutulur ve 24 saat sonra silinir.
İstatistik kayıtları. Kişiyi belli etmeyen ham istatistik kayıtları 180 gün saklanır. Günlük özet sayılar kişisel veri içermez ve saklanmaya devam eder.
Kapora ve ödeme kayıtları. Muhasebe ve vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca saklanır.
Salonun mesaj ekranındaki yazışma geçmişi. Henüz kendiliğinden silinmez. Silinmesini isterseniz talebiniz salona iletilir; otomatik silme sözü vermiyoruz.

Teknik yeniden deneme verileri için proje politikası, şifreli sağlayıcı yüklerinin en çok yedi gün saklanmasını ve işlem tamamlandığında kaldırılmasını öngörür. Bu teknik sınır, müşteri mesajları, randevular, güvenlik kayıtları veya sağlayıcıların saklama sürelerinin tamamı için geçerli bir süre değildir.

Sistem yedekleri şifrelenmiş olarak tutulur ve yedekleme döngüsü içinde kaldırılır. Saklama süreleri hakkında ayrıntılı bilgi için salonla veya bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Salon başvurusu yapanların verileri

Salon başvuru formunu doldurduğunuzda işletme adınız, il ve ilçeniz, yetkili adı soyadınız, cep telefonu numaranız, e-posta adresiniz, şube ve personel sayısı aralıkları ile isteğe bağlı olarak kullandığınız sistem ve notunuz işlenir. Bu veriler yalnızca başvurunuzu değerlendirmek ve sizinle iletişime geçmek için kullanılır; pazarlama amacıyla kullanılmaz ve bu form için pazarlama izni istenmez.

Başvurunuz için bir hesap açılmaz. Bilgilerinize yalnızca yetkili ekip üyeleri erişir. Kabul edilmeyen veya sonuçlandırılmayan başvurular, son işlemden sonra 180 gün içinde silinir; kabul edilen başvurunun kaydı hizmet ilişkisi boyunca saklanır. Başvurunuzla ilgili talepleriniz için [email protected] adresine yazabilirsiniz. Hizmetin koşulları için kullanım koşulları sayfasına, başvuru için salon başvurusu sayfasına bakabilirsiniz.

Web sohbet demosu

erpçözüm’ün tanıtım amacıyla işlettiği web sohbet demosunda veri sorumlusu erpçözüm’dür. Ayrıntılar için web sohbet demosu aydınlatma metnine bakın.

KVKK kapsamındaki haklarınız

6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında veri sorumlusuna (salon müşterileri için ilgili salon, portal kullanıcıları ve başvuranlar için erpçözüm) başvurarak:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir ve işlenmişse bilgi talep edebilirsiniz.
İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenebilirsiniz.
Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini, kanundaki şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteyebilirsiniz.
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
Yalnızca otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz edebilirsiniz.
Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarar oluşursa zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurularınızı salona iletebilir ya da [email protected] adresine yazabilirsiniz; salonla ilgili başvuruları salona yönlendiririz. Yapay zekâ asistanı yerine salon çalışanıyla görüşmek istediğinizi mesajınızda belirtebilirsiniz.